核心提示

　　因一份信函未保存，近日，扬州一家建筑公司追讨千万工程款，申请优先接受赔偿时，面临着举证无据。

　　“当时没有想到，发函的原件也这么重要，未注意保存，结果带来这么大麻烦。”该公司办公室朱先生懊悔地说。

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　　少一份信函原件，工程款优先接受赔偿受阻

　　三年前，该公司与南方一家企业签订工程承包合同。工程竣工验收后，发包方支付工程款发生困难。两年多时间内，扬州这家建筑公司多次催要工程款未果。

　　由于南方这家企业经营趋于恶化，不少债主将该企业告上法庭，导致诉讼接连不断。扬州这家建筑公司也不得不按合同约定，向当地仲裁委申请仲裁，并提出优先受偿。

　　根据《合同法》286条规定，发包人逾期不支付工程款，承包人可申请人民法院将该工程依法拍卖，工程款就该工程拍卖的价款优先受偿。

　　按照法律规定，享受工程款优先受偿，建筑企业必须在竣工验收后6个月内提出。当地仲裁委要求扬州这家建筑企业举证。

　　工程在建期间，扬州这家建筑企业听闻发包方资金紧张，在竣工验收后第4个月，向发包方发函，提出优先受偿，并收到对方签收的回复。

　　回家查找资料，建筑公司找到了发包方签收的回执，但发函的原件却找不到了，因为该公司并未建立严格的文件签发、登记制度。

　　仲裁委认为，发包方的回执不能证明信函内容，扬州这家建筑企业如能在本单位文书档案中，找到发信函时保存的原件或审批登记记录，再加上其他相关证据，才能形成证据链，优先受偿的主张才能得到采信。

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　　活动座次安排不当，投资客商不满拂袖离去

　　保存一份信函，是举手之劳，因办公室秘书管理疏漏，现在千万元工程款难以收回。

　　如何避免类似失误发生？

　　上周，扬州高朋管理顾问有限责任公司联手高朋律师事务所举办研修班，围绕企事业单位办公室主任（秘书）工作进行培训，其中办公室文件管理是重要内容。

　　本次研修班主任、北京市高朋（扬州）律师事务所执行主任刁成路介绍，在单位里，办公室的作用是助手、参谋、枢纽、窗口、协调，办公室主任是总联络员、总服务员、总后勤员、总协调员，需具备综合协调能力。

　　培训交流时，参训的某公司办公室主任自曝糗事：几年前，他在另一家公司任职，一次举行招商引资活动，在编制宾客座次表时，由于对客人情况不太清楚，对一位重要投资商座次安排不当，引发对方不满。会议未结束，这位客人拂袖离去。

　　如果说，安排客商座次，是企业高管需考虑事情；那么接待礼仪问题，则每名职场人都会遇到，如考虑不周，一些失礼行为可能会让人啼笑皆非。

　　研修班一位主讲人在讲课时介绍，不久前，他受邀到一家企业举办讲座，对方派轿车来接，随车的是办公室秘书，一名刚出校门的小姑娘。

　　小姑娘很热情主动，让他坐在副驾驶席上。因是司机开车，他本想坐在后排，但小姑娘拉着他的手，一定要他坐前排副驾驶席，认为前排视野好，坐着舒服，这样才能体现出尊重。对方的热情让他不好拒绝。专家介绍：“是否坐副驾驶席，是有讲究的，如是司机开车，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，副驾驶席是‘随员座’，一般是翻译、秘书的位置，让客人坐并不礼貌。”

　　“如果主人开车，副驾驶席是最‘礼貌’座位，如客人坐后排，是对主人不礼貌，相当于把主人当出租车司机。”

　　记者 嵇尚东

　　延伸阅读

　　高朋讲堂办公室主任（秘书）研修班副主任徐源辰向记者介绍，这个研修班已举办两期，主题是帮助企事业单位办公室工作人员进一步认识办公室工作的定位、职责和素质要求，提高企业各项事务管理的水平，提升公文写作能力。